Was ist Zapier und wie funktioniert es?

„Zeit ist Geld“ – dieses höchst beständige Sprichwort des US-amerikanischen Gründervaters und gelehrten Benjamin Franklin gewinnt in der digitalen Business-Welt mehr und mehr an Relevanz. 

Das grosse Problem dabei ist: Leider hat indes kaum ein Geschäftstätiger – ganz egal, ob einfacher Angestellter oder Führungskraft – mehr die Chance, die immer schwerer werdende Last an Tasks rundum effizient im Arbeitsalltag unterzubringen. Oft sind es tatsächlich relativ unscheinbare, wiederkehrende Aufgaben, die einen unverhältnismässig grossen Zeitaufwand mit sich bringen.

Solltest auch du zu denjenigen gehören, die beinahe jeden Tag an derartigen To-dos verzweifeln, ist Zapier sehr wahrscheinlich genau der richtige Helfer für dich! 

Es ist zwar nicht immer „Liebe auf den ersten Klick“, lässt du dich jedoch auf die wirklich ausserordentlichen Möglichkeiten dieses Automatisierungs-Tools ein, wirst du sie schneller als vielleicht zunächst gedacht, nicht mehr missen wollen. Was uns zu dieser zweifelsfrei schwerwiegenden Aussage verleitet, wie Zapier-Automationen konkret funktionieren und dir in deinem Alltag helfen sowie alles zu Funktionsumfängen und entsprechenden Kosten, liest du im Folgenden! 

Zunächst aber zu einer ganz grundlegenden Frage bzw. deren Beantwortung: Was ist Zapier überhaupt?

Was ist Zapier?

Hast du dir vielleicht schon einmal ausgemalt, wie es wäre, einen nahezu kostenlosen Mitarbeiter bzw. Assistenten zu haben, der einen Grossteil deiner mitunter ungeliebten, wiederkehrenden Tagesaufgaben ohne Murren und stets zuverlässig sowie höchst effizient erledigt? 

Vielleicht bist du dabei zu dem Schluss gekommen, dass eine solche wahre Arbeitsmaschine nicht existiert? Weit gefehlt, denn Zapier leistet genau das! Hierbei handelt es sich um ein webbasiertes Automatisierungs-Tool, welches dir grundsätzlich die Möglichkeit verschafft, mehr als 1.000 Apps und deren spezifisch für deine Anforderungen wichtigen Funktionen miteinander zu verbinden.

Im Gegensatz zu vielen Konkurrenzprodukten ermöglichen Zapier-Automationen sogar das Zusammenfassen mehrere Befehle bzw. Actions, womit mehrstufige Workflows erstellbar sind. Die Verfahrensweise kann vereinfacht nach folgendem Schema beschrieben werden: Tritt dieses Event ein, tue jenes und jenes und jenes. Die einzelnen Aktionen erfolgen jeweils in vorgegebener Ausprägung entsprechend der Optionen der verbundenen App/s. Damit kann das Tool überaus differenzierte Aufgaben verrichten.

Wie kann mir Zapier in meinem Arbeitsalltag helfen?

Sicher verwendest du diverse Programme, die dir – jedes für sich – spezifische Tasks deines Arbeitsalltags abnehmen. In der Regel ergibt sich bereits aus der Nutzung dieser Tools eine erhebliche Effizienzsteigerung bei der Bewältigung der tagtäglichen Aufgaben. 

Nun stell dir vor, du müsstest fortan nicht mehr als menschlicher Vermittler zwischen den Anwendungen agieren und könntest sie einfach automatisch nach einem zuvor festgelegten Muster arbeiten lassen – genauso wie es dir den grössten Nutzen bringt. Zapier macht’s möglich!

Durch die Verwendung von Zapier bzw. die daraus resultierende Verknüpfung deiner Standard-Anwendungen erhält jede dieser Apps praktisch ein individuelles Upgrade. Du bekommst im Zuge der Automatisierung mit den vielen kompatiblen Programmen und deren jeweils wiederum zahlreichen Funktionen also tausende zusätzliche Optionen. Der Einsatz von Zapier bietet sogar die Chance, andere bezahlte Services herunterzustufen, da du die dort für dich relevanten Funktionen einfach über eine bei den Zapier-Anwendungen inklusive App in einen Workflow einbinden kannst.

Um eine Zapier-Automatisierung, einen sogenannten Zap, anzulegen, benötigst du keine Programmierkenntnisse. Selbst für Laien ist das Tool bei einfachen zwei- bis dreistufigen Zaps praktisch intuitiv verwendbar. Wenn du weisst, was du damit erledigen möchtest, folgst du einfach den vorgegebenen Schritten und erhältst zum Schluss mit relativ wenigen Eingaben eine perfekte Automation. Zapier ist praktisch das künstliche Gehirn deiner wiederkehrenden Tasks. Mit deiner Hilfe kann es diese in vollem Umfang erlernen und abarbeiten.

Dabei wirst du niemals alleingelassen! Wenn es bei der Nutzung von Zapier einmal an irgendeiner Stelle haken sollte – was bei den immensen hier gegebenen Möglichkeiten auch versierten Anwendern passieren kann – bekommst du genau den Support, den du benötigst. 

Neben dem von Grund auf sehr simplen Schritt-für-Schritt-Verfahren gibt es für jede kooperierende App eine spezielle Info-Page im Zapier-Menü, die dir Automations-Ideen und allgemeine Tipps zur Anwendung sowie deren Nutzung bereitstellt. 

Um Zapier-Automationen letztendlich maximal ökonomisch einsetzen zu können, müssen jedoch erst einmal alle Prozesse in deinem Unternehmen bzw. deinem persönlichen Geschäftsbereich identifiziert werden. 

Daraufhin ist genau zu analysieren, wie diese mithilfe von Zaps optimal koordinierbar sind. Was dir vielleicht zunächst sehr umständlich und zeitaufwendig erscheint, bringt dir letztendlich einen erheblichen Nutzen. Denn nur so können deine Automations-Optionen vollumfänglich berücksichtigt werden. Das Ergebnis ist ein dauerhafter Profit für dein gesamtes Geschäft. Du sparst durch die automatische Abfolge von Routinearbeiten nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbesserst mit der Vereinheitlichung der Abläufe, dem sicheren Controlling und der so erreichbaren Senkung der Fehlerquote zudem sämtliche damit verbundenen Geschäftsprozesse. 

Die Automationen bringen dir darüber hinaus schlussendlich mehr Transparenz – sowohl intern als auch extern am Kunden, womit wiederum eine erhöhte geschäftliche Qualität erreicht wird.

Beispiele von Lösungen mit hoher Zeitersparnis

Nach der Klärung der grundsätzlichen Frage „Was ist Zapier?“, der Beschreibung allgemeiner Verfahrensweise sowie der Klassifizierung des Mehrwerts, den die Verwendung des Tools für dein Geschäft bedeuten kann, wird es in diesem Abschnitt nun konkreter. 

Du erfährst, welche Automationen dir potenziell besonders von Nutzen sind. Jene kannst du einzeln verwenden oder erneut mit anderen der hier gelisteten Beispiele bzw. eigenen Automatisierungen verbinden.

WordPress und Buffer

Dieser Zap ermöglicht es dir, beispielsweise neue Blog-Beiträge automatisch in deine Social Media-Kanäle zu überführen. So vergisst du nie wieder, entsprechende Artikel für alle deine Personas bereitzustellen.

Trello und Slack

Indem du Trello und Slack miteinander arbeiten lässt, übersieht dein Team keine wichtige Trello-Karte mehr. Sobald eine neue Aufgabe angelegt wird, kommuniziert Slack jene umgehend.

Twitter und Google Sheets

Durch diese Automatisierung speicherst du sämtliche User, die dich auf Twitter erwähnen, sofort in einem Google Spreadsheet ab. So hast du jederzeit einen Überblick der Personen, die sich für dich und dein Geschäft interessieren bzw. die möglicherweise in Zukunft bereit sind, Inhalte von dir zu teilen.

Feedly und Evernote

Dieser Zusammenschluss hilft dir, ganz automatisch stets neusten Content zu erfassen. Du folgst bei Feedly deinen favorisierten Blogs, überträgst mit diesem Zap all deren Beiträge ganz einfach zu Evernote und speicherst sie dort in einem separaten Notizbuch ab. Diese Artikel kannst du mit der folgenden Automatisierung dann sofort weiterverarbeiten.

Evernote und Buffer

Verbinde Evernote mit Buffer bzw. kreiere einen Zap, der die in deinem Notizbuch abgespeicherten Blog-Beiträge in deine Buffer-Warteschlange eingliedert. So teilst du praktisch ohne weiteres Zutun immer die für dein Geschäft potenziell interessantesten News.

Instagram und Facebook

Dieser Zap ermöglichst es dir, deine Instagram-Posts automatisch ebenfalls auf Facebook zu veröffentlichen. Damit sparst du dir einiges an Mühe, die eine händische Übertragung durchaus bedeuten kann.

Instagram und Pinterest

Pinterest zählt (in diversen Geschäftsfeldern) mittlerweile zu den stärksten Medien-Faktoren im Social Media Marketing. Ähnlich wie im vorherigen Automatisierungs-Beispiel kannst du hier mit einem entsprechenden Zap ganz unkompliziert sämtliche deiner Instagram-Fotos automatisch auf Pinterest posten.

PayPal und Google Sheets

Wenn du eine PayPal-Transaktion verzeichnest, legt dieser Zap automatisch einen Eintrag mit sämtlichen relevanten Daten in Google Sheets an. So hast du stets einen Überblick deiner Einnahmen und Ausgaben bei diesem Zahlungsdienst, ohne im Fall der Fälle erst aufwendig recherchieren zu müssen.

Tipp: Schau dir den Bereich „Automation Inspiration“ an

Wie du nachfolgend im Detail sehen wirst, ist das Erstellen einer Zapier-Automatisierung nicht schwer – noch etwas einfacher funktioniert es jedoch mit den sogenannten Zap Templates. Diese findest du auf der Zapier-Webseite unter „Tips & Advice“ > „Guides“ > „Automation Inspiration“. Dort erwartet dich eine riesige Bibliothek vorgefertigter Automationen, die du mit nur wenigen Klicks verwenden und sogar weiter an deine spezifischen Anforderungen anpassen kannst.

Was ist ein Zap und wie ist er aufgebaut?

Der Ausdruck „Zap“ umschreibt eine einzelne Zapier-Automatisierung. Du kannst das Tool – je nach gewähltem Paket (siehe unten „Was kostet Zapier?“) – mit einer Vielzahl unterschiedlicher solcher Vorgänge speisen und damit sehr komplexe Workflows schaffen, die vollkommen ohne dein Zutun ablaufen. Der Ausgangspunkt ist immer ein Trigger, der auf eine bestimmte App und einen mit jener verbundenen Event gelegt wird. Tritt letzterer ein, erfolgt eine Aktion in einer anderen App, durch die zum Beispiel innerhalb der ersten Anwendung gewonnene Daten weiterverarbeitet werden.

Alle Fakten auf einen Blick:

• Ein Zap ist die Abfolge einer vollständigen Zapier-Automatisierung. 
• Der Trigger startet den Zap, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt, wie zum Beispiel das Eintreffen einer Nachricht im Google Mail-Posteingang oder ein neuer Shopify-Abschluss. 
• Auf den Trigger folgt eine (zuvor definierte) Aktion (Action) mithilfe einer zweiten App – in der Regel werden hier zuvor erhaltene Daten weiterverarbeitet. 
• Bei einem Multi-Step Zap (oder Mehrfach-Zap) gibt es ebenfalls einen einzelnen Trigger, aber mehreren darauf folgende Actions. 

So erstellst du einen Zap

In diesem Abschnitt bekommst du eine exemplarische Übersicht des Vorgehens zur Anlegung eines Zaps. Da der gesamte Beitrag grundsätzlich unter der Einstiegs-Frage „Was ist Zapier?“ läuft, werden hier ausschliesslich absolute Basics gezeigt. 

Hast du dich erst einmal etwas eingearbeitet, werden sich dir die sehr differenzierten Zapier-Möglichkeiten schnell ganz automatisch offenbaren.

Vorweg: Um Zapier zu nutzen, musst du dich lediglich auf der Website registrieren. Anschliessend bekommst du prompt eine Übersicht aller kompatiblen Apps. Das Portfolio umfasst weit mehr als 1.000 Anwendungen aus verschiedensten Bereichen, wie E-Mail Marketing, E-Commerce, Buchhaltung, Kundendienst, Daten-Management und Projektkoordination.

Nun aber zum Erstellen deines ersten Zaps: Nach dem Einloggen wählst du im Dashboard die gewünschte Trigger App. Hier werden dir diverse Optionen vorgelagert angezeigt. Ist deine Wunsch-App nicht dabei, machst du einfach von der Suchfunktion Gebrauch. Gib dort den Namen ein, wähle die Anwendung aus und klicke den „Save + Continue“ Button.

In der Regel setzt die Verwendung einer App eine Anmeldung voraus. Erledige die notwendigen Eingaben und folge nun der Schaltfläche „Connect an Account“. Du bestätigst die Verbindung und legst dann die Funktion der App fest, die Zapier als Trigger annehmen soll.

Fahre danach mit der Festlegung der Action fort. Nach der Komplettierung des Triggers taucht ein Button auf, über den du umgehend in das Erstellungs-Prozedere letzterer eintrittst. Wie beim ersten Schritt entnimmst du deine Wunsch-App einer nun im Dashboard zugänglichen Liste. Sollte diese Anwendung ebenfalls nicht unter den Top-Applikationen zu finden sein, bemühst du wieder die Suchfunktion.

Nachdem du die gewünschte Action App angeklickt hast, werden dir sofort die relevantesten Optionen präsentiert. Um letztere tatsächlich verwenden zu können, musst du dich, nachdem du die Aktion bestimmt hast, auch bei dieser Anwendung anmelden und sie so mit dem Zapier-Automatisierungs-Tool verknüpfen. Infolge dessen stehen weitere app-spezifische Einstellungen bereit, um deine Automatisierung zu optimieren.

Dabei ist absolut von Vorteil, dass du sämtliche angelegten Zaps vor der Live-Schaltung zunächst testen kannst. Passt alles, schiebst du den entsprechenden Regler einfach auf „On“ und lässt Zapier an die Arbeit.

Wie oben bereits angedeutet, hast du alternativ auch die Möglichkeit, vorgefertigte Zap Templates in Anspruch zu nehmen. Wenn du ein solches Template nutzen möchtest, wählst du es zunächst auf der Zapier-Webseite aus. Klick „Try it“ und verknüpfe die entsprechenden Apps danach durch deine Anmeldung (wie oben schon beschrieben). Danach hast du auch hier diverse Möglichkeiten des Fein-Tunings. Verläuft der abschliessende Test erfolgreich, schaltest du deinen Zap mit einem Klick „On“.

Nach all diesen Informationen bist du wahrscheinlich ebenso von Zapier-Automatisierungen überzeugt wie wir und fragst dich: Was kostet Zapier und was bekomme ich im Detail für mein Geld? Eine Antwort gibt’s im nächsten Abschnitt!

Was kostet Zapier?

Wie das Gros der wirklich nutzbringenden Online Tools ist auch der Zapier Automizer nicht vollkommen kostenlos. Du hast zwar grundsätzlich die Chance, es in einer freien Version zu verwenden – um das Potenzial des Automizers ausschöpfen zu können, ist eine kleine Investition jedoch mehr als angebracht. Das gilt gerade für diejenigen, deren Business sich noch in der Anfangsphase befindet. Denn als Start-up-Unternehmer oder auch Freelancer musst du in der Regel die meisten Arbeiten selbst erledigen und kannst nicht auf ein jeweils spezialisiertes Team zurückgreifen.

Schon das Zapier Starter-Bezahlpaket bietet dir die Möglichkeit, mitunter höchst relevante Premium-Applikationen in deine Zaps einzubinden. Dazu zählen zum Beispiel Shopify, Amazon Seller Central und diverse Social Media Lead Ads. Des Weiteren sind erst ab dem Starter-Paket Automationen mit mehr als einer Aktion erstellbar – und das kann dir dein Leben natürlich insbesondere dann erleichtern, wenn du dein Geschäft (noch) alleine betreibst.

Und was kostet Zapier nun? Nachfolgend gibt’s die aktuelle Staffelung der einzelnen Pakete.

Das haben die Zapier-Pakete zu bieten

Free

• 0 USD / Monat 
• 5 Zaps gleichzeitig schaltbar
• 100 Automationen pro Monat
• Nur Zweifach-Zaps mit einer Auswahl an Basic Apps

Starter

• 20 USD / Monat 
• 20 Zaps gleichzeitig schaltbar
• 1.000 Automationen pro Monat
• Multi-Step Zaps mit Premium Apps

Professional und Professional Plus

Das Starter-Paket sollte für die meisten Anwender einen ausreichenden Funktionsumfang mitbringen. Der vollständigen Beantwortung der Frage „Was kostet Zapier?“ halber dürfen jedoch auch die beiden Top-Pakete nicht ausser Acht gelassen werden. Bei Professional winken für 50 USD / Monat 50 Zaps, eine erweiterte Automatisierungslogik, rapidere Automatisierungsprozesse und einige andere (in den meisten Kontexten eher sekundäre) Funktionen. Professional Plus bietet für 125 USD / Monat ausser einem Plus an Zaps – nämlich 125 – keine differenten Features zum nächstkleineren Paket. Es ist damit vornehmlich für grössere Unternehmen gedacht.

Hast du Fragen?

Als zertifizierter Zapier Automatizer helfe ich dir gerne bei der Automation weiter. Lass es mich einfach in der Kommentarbox wissen.